近段時(shí)間以來，云霄縣檔案館聚焦新時(shí)代數(shù)字檔案新業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照“增量電子化、存量數(shù)字化”的總要求，多措并舉推進(jìn)館藏資源數(shù)字化，全力打造館藏資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，助推云霄檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

領(lǐng)導(dǎo)重視。云霄縣檔案館成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，嚴(yán)格分工，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)管控，并與相關(guān)人員簽訂防控風(fēng)險(xiǎn)協(xié)議。實(shí)施檔案交接專人負(fù)責(zé)制，加強(qiáng)檔案進(jìn)出庫管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督，對(duì)數(shù)字化場地指定專人風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，進(jìn)駐人員統(tǒng)一登記個(gè)人身份，簽訂風(fēng)險(xiǎn)保密保證書，明確法律責(zé)任。

規(guī)范流程。按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件要求，嚴(yán)控整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、裝訂、總檢、數(shù)據(jù)掛接等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)掛接正常進(jìn)行、全文識(shí)別清晰無誤、檢索錄入信息完整、系統(tǒng)格式兼容，保障檔案實(shí)體和信息安全。針對(duì)部分檔案因字跡潦草、不規(guī)范、隨意簡化而產(chǎn)生的辨認(rèn)困難影響目錄著錄速度等問題，將難以辨認(rèn)的字進(jìn)行標(biāo)識(shí)并匯總，由檔案館召集專業(yè)骨干進(jìn)行統(tǒng)一辨認(rèn)，并梳理總結(jié)后，對(duì)著錄人員進(jìn)行即時(shí)校正，有效提升著錄效率及準(zhǔn)確率。通過人員自檢、館檔案人員復(fù)檢、館監(jiān)控人員抽檢三道工序，把精準(zhǔn)、精確、精細(xì)貫穿到每個(gè)環(huán)節(jié)。

重安全守底線。自館藏?cái)?shù)字化工作啟動(dòng)以來，在參標(biāo)公司安全資質(zhì)上嚴(yán)格把關(guān)，為數(shù)字化工作提供專用辦公用房。在檔案掃描期間，檔案出入庫流量大、環(huán)節(jié)多，為防止檔案材料發(fā)生涂改、丟失、損壞等現(xiàn)象，嚴(yán)格控制檔案流量，減少掃描現(xiàn)場積壓案卷，在工作場地安裝24小時(shí)監(jiān)控設(shè)備并指定專人負(fù)責(zé)。關(guān)門作業(yè)，嚴(yán)禁帶手機(jī)入內(nèi)，并在門口進(jìn)行保密風(fēng)險(xiǎn)提醒，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案數(shù)字化作業(yè)區(qū)。

據(jù)悉，該館現(xiàn)急需數(shù)字化錄入的館藏檔案有68523卷，其中，建國前檔案367卷，建國后文書檔案6929卷，婚姻檔案61227件。截至4月20日，已完成數(shù)字化掃描文書檔案10038卷（建國前檔案367卷、建國后文書檔案6929卷、婚姻檔案2742件43213頁），非婚姻檔案掃描完成率為100%，同步完成電子圖片的抽樣整改工作，確保目錄、內(nèi)容、圖片一一對(duì)應(yīng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案“雙套質(zhì)”保管，預(yù)計(jì)9月可完成數(shù)字化掃描建庫工作。（云霄縣檔案館?通訊員：吳信用）